För långa, för många och för meningslösa – en dålig möteskultur brukar ligga högt på listan över vad folk klagar på på en arbetsplats. En som har löst problemet (och många andra också kan man misstänka, det är väl därför han är rikast i världen just nu) är Amazons grundare Jeff Bezos. Han ger i sitt årliga brev till aktieägarna och i intervjuer en bild av hur mötena ser ut i hans värld.
1.Två-pizzor-team
”Vi försöker att inte skapa team som är större än att de kan dela på två pizzor och bli mätta, vi kallar det Two pizzas-regeln,” säger Bezos. Anledningen till det är enkel – möten med för många deltagare tenderar att bli mindre effektiva. Det finns alltid någon som pratar bara för att höra sin egen röst, det finns alltid någon som inte säger någonting alls, men som sedan är missnöjd med utfallet, och mötena riskerar att bli mer långrandiga än nödvändigt. Med två-pizzor-regeln blir teamet, och mötet, tillräckligt stort för att få in olika infallsvinklar och idéer, samtidigt som det blir agilt och snabbrörligt.
2. Inga slides
På Amazon är Power Point förbjudet enligt Bezos. Inga slides är tillåtna på mötena. Istället utgår mötet ifrån ett memo som någon har sammanställt i god tid inför mötet. Dessa memos är ambitiösa dokument, sex sidor långa, genomtänkta berättelser som sedan ligger till grund för mötet. Dessa memos tar lång tid att skriva, de skrivs, skrivs om och redigeras, och bollas med kollegor innan de anses färdiga. Poängerna med dessa memos är flera, en anledning är att våra hjärnor kan ta till sig historier bättre än fakta, och Bezos menar att memot ger författaren chans att formulera sin idé på ett sätt som gör att de andra verkligen förstår vad hen menar och lättare kan ta till sig det fullständiga konceptet.
3. Börja tyst
Varje möte börjar med att alla deltagare tyst läser igenom memot. Det kan ta upp till en halvtimme. ”Det är som en skolsal,” säger Bezos, ”alla sitter tysta och läser. Och sedan diskuterar vi det vi läst.” På så sätt börjar alla på samma punkt, alla har läst och tagit till sig av vad som står i memot och eftersom memot är välskrivet och genomtänkt så blir det enklare att diskutera. Bezos säger också, ”Chefer försöker också bluffa sig igenom möten, precis som skolungdomar, vi säger att vi läst saker vi inte läst eftersom vi har ont om tid. Genom att låta alla läsa igenom memot i början av mötet vet jag att alla har läst och att alla har samma information.”
Läs gärna hela brevet till aktieägarna här.
Och läs gärna här varför alla företagsledare gillar Bezos årliga brev så mycket.
