När vi nu är allt fler över världen som tvingas anpassa oss till det nya normala, att kommunicera mer digitalt från hemmakontoret, blir det allt viktigare att tänka på sin kommunikation. När vi inte ser varandra är det mycket information som går förlorad – digitala missförstånd uppstår lätt när kommunikationen blir endimensionell.
Här kommer några saker som kan vara bra att tänka på när du kommunicerar digitalt:
”Känslokorrläs” dina mejl och meddelanden
Känslokorrläs är kanske inget ord, men det vi menar är att det är bra att läsa igenom sitt mejl och fundera över om något riskerar att missförstås av mottagaren – finns det en risk att mottagaren blir stressad, nervös eller arg i onödan av mejlet? Vi är alla olika, vissa uppskattar rak och tydlig kommunikation, medan andra skulle bli oerhört stressade av samma text. Se till att ditt meddelande förmedlar rätt ton, och tänk på att många tenderar att läsa in en mer negativ intention i text än vad som avses.
En emoji här och där hjälper dig med tonen
Emojis är ett enkelt sätt att visa en känsla eller sinnesstämning. Skämt och ironi funkar ofta inte så bra i text, men en emoji kan förtydliga. Att lägga till en om du är ironisk underlättar för mottagaren. Uppmaningar och kommentarer låter ofta hårdare i text än i tal, så emojis kan vara ett bra sätt att ”mjuka upp” språket. Men de bör förstås användas med försiktighet, en massa emojis överallt kan irritera och får dig att verka oseriös. Och är det din första kontakt med en person är det bäst att avstå helt.
Sov på saken
Om ett mejl gör dig arg eller stressad, vänta tills nästa dag med att svara (om det är möjligt). Eller ännu bättre, prata med personen när du har lugnat dig lite. Då kommer du att kunna formulera dina känslor bättre än om du bara reagerar direkt. Kanske inser du också att intentionen i mejlet var en annan än vad du först läste in och reagerade på. När du svarar, glöm inte att känslokorrläsa – läs ditt utkast igen genom den andra personens ögon. (Och ett bonustips: se till att alltid lämna fältet ”Till:” tomt tills du är helt redo att skicka; det kan bli väldigt fel om du av misstag skickar iväg ett utkast.)
Undvik mejl om du behöver ett ”ja”
En förfrågan som framförs personligen har mer än trettio gånger så stor chans att få ett ”ja” än en förfrågan som mejlas. I alla fall om man ska tro den här undersökningen. Foskning visar att förfrågningar som skickas via mejl uppfattas som mindre viktiga. Om du ändå måste be om något eller förhandla via mejl så underlättar det avsevärt om du redan har en personlig relation till personen i fråga. I ett experiment som heter Schmooze or Lose, ställdes studenter mot varandra, där hälften av studenterna bara fick sin motparts namn och mejladress, medan den andra hälften fick veta mer om sin motpart – de fick se en bild, veta vilka intressen, jobbplaner och familj hen hade innan förhandlingen. Sjuttio procent i den första gruppen lyckades nå en överenskommelse, jämför med nästan alla i den andra.
Slå på kameran så ofta det går
De flesta digitala missförstånden sker när vi inte har tillgång till de icke-verbala ledtrådarna, alltså tonfall, kroppsspråk och ansiktsuttryck, som hjälper oss att förstå varandra. Video ersätter förstås inte riktigt att ses irl, men det underlättar kommunikationen så se till att slå på kameran i möten så ofta det går.
Behöver du hjälp med din kommunikation? Hör av dig till oss!
