Du ska presentera en idé för din chef eller ledningsgruppen. Du känner dig lite nervös och osäker, fast du egentligen tycker att det du har att säga är viktigt. Känner du igen dig? Det här är i alla fall något som jag vet att många brottas med och det är en stor del av det jag jobbar med. Det finns ingen trollformel för hur man talar med just chefer och får dem att lyssna. Men det finns saker du behöver veta och färdigheter som är viktiga för att lyckas. Här har du fem tips för hur du kan bli mer effektiv i din kommunikation.
1. Förbered dig
Bra kommunikation uppstår när det du säger korsbefruktas med det som lyssnarna tycker är viktigt och relevant. Sätt på dig deras glasögon och fundera över: Vad kan de om det du ska prata om? Deras inställning till det du ska prata om? Vilka utmaningar har de? Vad är relevant och viktigt för dem? Vad vill du åstadkomma/ditt mål med din dragning? Vad vill du att de ska veta, tycka, känna och/eller göra?
2. Håll dig kort
Det troliga är att de vill att du ska fatta dig kort och komma till skott. Tid är en bristvara och de kommer att tappa intresset om du är alltför detaljerad. Åtminstone innan du har fångat deras intresse. Träna på att måla med lite större penseldrag och snabbt komma till skott med det du vill ha sagt och varför det är viktigt för dem.
3. Varför ska de bry sig?
Relevans är sjukt viktigt och något som många glömmer. Det vill säga svaret på frågan än sen då? Varför är det här viktigt just nu? På vilket sätt är detta kopplat till det som händer i omvärlden och på företaget? Vad är nyttan med ditt förslag för cheferna, medarbetarna, teamet och/eller företaget (och kanske samhället)? På vilket sätt kan ditt förslag, din idé eller information kopplas till företagets vision och affärsmål?
4. Hur vet du det?
Du har bestämt vad du vill att de ska veta och göra och varför det är viktigt för dem. Nu behöver du bevis eller annat som stöder din idé. Vanliga bevis är studier och forskning från välrenommerade källor och case från kända relevanta företag, men lika användbart är konkreta exempel från din och företagets vardag som visar på vikten av att följa din rekommendation.
5. Var konkret
Något som de flesta tycker är tröttsamt är när den som talar är för spretig, tar stickspår, pratar för länge om en sak eller överförklarar något. Om du har lätt för att hamna där, rama in din dragning eller delar av din dragning till exempel på följande sätt: ”Det finns fyra saker jag vill ta upp idag…” eller ”Jag tror att det finns tre möjliga svar på den frågan..”
När du väl har byggt upp en sådan struktur är det lättare för dig att vara stringent och det underlättar lyssnandet.
6. Att möta invändningar
Bli inte nervös om någon verkar skeptisk eller har invändningar. Se det som att du får en extra möjlighet att förtydliga vad du menar. Det kan låta ungefär så här: ”innan jag svarar vill jag förtydliga ….” eller ”bra att du tar upp det, jag kanske har varit lite otydlig här, vad jag menar är…”
Men glöm inte att lyssna på vad andra har att säga, det kan ju faktiskt var riktigt bra och relevant input och då behöver du kanske bekräfta det: ”Bra input, det är absolut något som vi kan göra….” eller ”Tack, bra input, det är något som jag inte har tänkt på. Ge mig någon dag så kommer jag tillbaka med ett reviderat förslag”.
Får du frågor som du inte vet svaret på? Ingen fara, då säger du helt enkelt: ”Jag vet faktiskt inte, men jag tar reda på det och återkommer till dig senare idag.”
Har du bråttom och måste förbereda dig snabbt? Läs då det här inlägget!